UTUNZAJI WA VITABU KATIKA BIASHARA UNAANZIA NGAZI IPI ?

Moja ya masomo ya msingi kabisa wanayofundishwa wajasiriamali, hasa pale wanapojiandaa kupata mikopo ya kuendeleza au kuanzisha shughuli fulani, ni utunzaji wa vitabu. 'Vitabu' katika biashara inamaanisha kufahamu mtiririko halisi wa fedha, kwani kila bidhaa na kila huduma inayotolewa kibiashara inahitaji kulipiwa, na malipo hayo yaonekane au yafahamike ili kumbukumbu hiyo iweze kutumika kupima mwendo wa biashara husika.  Imekuwa ni kianzio cha mafunzo takriban yote ya biashara; ina maana kuwa kila mmoja anahitaji kufanya hivyo.

Ukiangalia kwa karibu biashara inayofanyika unakuta kuwa maelezo hayo siyo sahihi, kwani kuna biashara nyingi ambazo hazina vitabu kabisa, au kimsingi havihitajiki, Kitabu cha kwanza cha mfanyabiashara ni akili timamu na kutokuwa mlevi au amechoka hajapata usingizi wa kutosha, hivyo aanze kujisahau katika kurudisha fedha kwa mteja, n.k. Unapoondoa udhaifu wa wazi kama huo katika shughuli zake kulingana na biashara anayofanya, kinachobaki ni 'kuweka kichwani' nini kimetangulia na nini kinafuata, na siyo kuandika katika kitabu ili akumbuke.

Mtu anapoizoea biashara, cha kufanya kinaonekana katika mazingira yake wakati ule ule, na hakitokani na matumizi ya rejea ya aina moja au nyingine. Mara nyingine kanuni zinatokana na watu wanavyoishi eneo fulani, na hata ngazi ya biashara yenyewe. Kwa mfano utaingia katika mgahawa unaona kuna tangazo 'lipa kwanza,' lakini kila mtu anaagiza chakula na baadaye analipa,  ambayo ina maana kuwa wafanyakazi wameona kuwa kufuatilia tangazo hilo inakuwa usumbufu kwa wateja. Pale wanapoenda kwingine hakuna kanuni hiyo ya 'lipa kwanza' kwa jazba.

Ipo kwa mfano kanuni ya kukopa ambayo pia inapigiwa kelele katika maeneo mengi, ambako ushindani wa kanuni unajitokeza, na si rahisi kusema ni ipi inatumika wakati gani, kwani haipo inayotumika wakati wote. Wako wanaodhani kukopesha ni kufukuza wateja kwani deni likiwa kubwa atakimbia, lakini wako wengi wanaofahamu kuwa mteja anayefanyiwa fadhila ya kukopeshwa anaweza kubaki mteja wa duka hilo kwa muda mrefu au kwa mahitaji yake yote ya aina hiyo. Ni suala pia la kuangalia mteja mwenyewe, unavyoweza kumwamini, au la.
Suala la umuhimu wa kutunza vitabu katika kila aina au takriban aina zote za biashara linatatuliwa kwa kurejea msemo mmoja wa Waingereza, unaosema "chukua tahadhari kuhusu mapeni, noti zitajilinda zenyewe." Ina maana kuwa unapotoa chenji sahihi kwa malipo sahihi ya bidhaa fulani, suala la kuweka orodha ya nini umeuza nini umepata linakuwa dogo, kwani kufanya hesabu ya bidhaa zote kila siku, au hata kila wiki, ni usumbufu, wakati kuhesabu fedha iliyoingia kwa siku hiyo ni kazi rahisi. Suala gumu siyo kuweka vitabu, ila kuuza bidhaa husika.

Yako maeneo ambako inahitajiwa kumbukumbu, lakini inategemea biashara yenyewe, kwani mtu mwenye duka kwa mfano la aina 200 za dawa anahitaji kitabu kujua ni ngapi huenda zikahitajiwa kununuliwa wiki inayofuata, na zipi bado zipo. Hahitaji kitabu kujua dawa ipi inatoka zaidi, lakini anaweza kuandika mahali fulani aina za dawa ambazo kwa wakati wowote wakati anauza, ataona kuwa sasa inahitaji kufuatiliwa 'shehena' nyingine. Siyo suala la kuanza kutazama siku ya kwenda 'wholesale' ila picha inayojengeka taratibu, kwa mfano kwa wiki moja.

Tatizo la kuwepo vitabu kuyakinisha nini kimeuzwa na fedha kiasi gani iliingia linatokana zaidi na suala la uwakala, kuwa anayeuza siyo mwenye duka, mgahawa au baa, na katika hali hiyo 'kucheza rafu' inakuwa ni kawaida. Hata hivyo suala hilo kwa jumla halitatuliwi na kuweka vitabu, kwani bado ni usumbufu kuangalia kama kila kitu kiko katika kitabu. Nyenzo muhimu zaidi ni ile ya matazamio ya mwenendo wa biashara, kuwa mtu anaposema 'leo nimeuza bidhaa za shilingi laki moja' mwenye duka ajue haraka sababu zake - ni uzembe, au siku mbaya katika wiki, ubora wa bidhaa fulani, au sababu yoyote ile. Ikiwa yeye mwenyewe haijui biashara ni wazi atakuwa 'pakacha likivuja nafuu ya mchukuzi' kwa muuzaji wake.

Ndiyo maana katika suala la uwakala, yaani nani umweke katika duka, mgahawa au kwingineko kwa ajili ya mauzo jambo la msingi kabisa siyo kupata kijana au mfanyakazi unayedhani atakuwa mwaminifu. Waingereza wanasema 'looks is deceiving,' sura zinadangnya, hivyo hakuna sura ya upole, umakini wa kusikiliza, n.k. ambao unahakikisha kuwa kijana hiyo au mtu hiyo atakuwa mwaminifu. Suala ni kuwa watu wanatofautiana kwa udiriki wao, kwani uhalifu pia ni udiriki, na zipo kanuni za kumwajiri mtu - kwa mfano kuwe na mtu wa kumtolea ushuhuda wa awali, aliye muhimu kwake, asiyetaka kumwaibisha. Lakini mwenye duka au mgahawa lazima awe makini; mfanyakazi akiona unakubali chochote kila 'ataanza.'

CHANZO  CHA  HABARI : GAZETI  LA  MAJIRA NA  JOHN  KIMBUTE ,Jumatatu, Januari , 20 ,2016.